ความสำคัญของ Formal Document
ส่วนนี้นำมาจาก บทที่ 10 The Documentary Hypothesis จากหนังสือ The Mythical Man-Month
ต้องบอกก่อนว่าส่วนตัว ไม่ได้เป็นคนที่ชอบสไตล์การ ทำ Document จ๋าแบบ ที่เรียนในวิชา Software Engineering มากนัก ถ้าจะเขียนก็เขียนเฉพาะที่จำเป็นก็เพียงพอ
ในองค์กรขนาดเล็กที่มีคนไม่เยอะ สามารถเรียกตัวกันใกล้ๆ ได้ หลายคนก็อาจจะมองข้ามการเขียน Document ไปก็เป็นได้
แต่ในปัจจุบันพอ องค์กรใหญ่ขึ้น มีคนในทีมมากขึ้น หรือ ข้ามไปถึงช่วงเวลาที่โควิด-19 ระบาด มันก็ทำให้หลายคนทำงานที่บ้าน ก็เปิดช่องว่างของความเข้าใจในการทำงานของทีมมากขึ้น หลายทีมเริ่มได้ของที่ผิดพลาด หลุด spec
กลับมาที่เนื้อหาสำคัญของบทคือ ทำไมต้องมี Formal Document กันนะ
ซึ่งคุณ Federick P. Brooks, JR ได้ให้เหตุผลไว้ดังนี้
1 เป็นการบันทึกการตัดสินใจซึ่งสำคัญมาก
ในการเขียน Document นั้นสิ่งที่สำคัญคือการลงรายละเอียดว่า เราตัดสินใจอย่างไร ซึ่ง การตัดสินใจในสิ่งต่างๆ คือ การบอกว่าทีมจะเคลื่อนที่ไปในทิศทางไหน เช่น ลูกทีมจะต้องรู้ว่าเราจะไปเชียงใหม่มากกว่าบอกแค่วิธีการว่าขับตามถนนพหลโยธินไปเรื่อยๆ
และในการตัดสินใจนั้น เมื่อเราเขียนรายละเอียดไปเรื่อยๆ ปัญหาที่มักจะเจอก็คือ การเกิดอาการติดขัด เขียนไม่ออก เพราะ มันมีเรื่องที่ขาดหาย ต้องคิดเพิ่มอีกในรายละเอียด
ซึ่งตรงนี้ทางผู้เขียนบอกว่า นี่คือ ช่องว่างทางความคิดและ ความไม่สอดคล้องกันในความคิดที่เกิดขึ้น ที่เราไม่เห็นในตอนที่เราแค่คิดหรือจินตนาการขึ้นมาในสมอง
ณ จุดนี้ในการที่จะเขียนมันขึ้นมาได้ จะต้องมีการตัดสินใจยิบย่อย (Micro-Decisions) เกิดขึ้นจำนวนมาก
และนี่คือสิ่งที่ทำให้เอกสารที่ดี แตกต่างจากเอกสารที่ทำแบบขอไปที
เพราะเอกสารที่ทำแบบขอไปทีนั้น จะส่งการตัดสินใจยิบๆย่อยๆ นั้น ไปให้ผู้ปฏิบัติงาน และผู้ปฏิบัติงานเหล่านั้นก็จะทำในมุมของเขาเอง ซึ่งอาจจะไปกันคนละทาง หรือขัดกันเองกับ เป้าหมายที่ต้องการก็เป็นได้
เอกสารที่จัดการการตัดสินใจแบบยิบย่อยไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้ผู้ปฏิบัติเดินไปในทางเดียวกัน ได้ผลลัพธ์ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ได้
2. Document จะสื่อสารรายละเอียดการตัดสินใจต่างๆ ให้กับคนในทีม
ปัญหาสำคัญที่ผู้จัดการมักจะเจอก็คือการที่คนในทีม ไม่รู้ Policy หรือแนวทางการทำงาน ทั้งที่หลายคนอาจจะคิดว่ามันเป็น “Common Sense”
(อย่างไรก็ตาม Common Sense เป็นอะไรที่ควรหลีกเลี่ยงใน Engineering Process)
และเนื่องด้วยหน้าที่หลักของผู้จัดการคือความพยายามทำให้ทุกคนในทีมเคลื่อนที่ด้วยแนวทางและทิศทางเดียวกัน สิ่งที่ผู้จัดการจะต้องทำมากที่สุดคือ การสื่อสาร (Communicate) นั่นเอง
ตรงนี้หลายท่านอาจจะเข้าใจว่าน่าจะเป็นเรื่องการตัดสินใจมากกว่า แต่ถ้าเราสามารถทำให้คนในทีมสามารถตัดสินใจไปในทิศทางเดียวกับเป้าหมายได้ หน้าที่ของผู้จัดการก็จะลดลง เอาจริงๆ เราไม่จำเป็นต้องแบกการตัดสินใจมาที่ตัวเราคนเดียว ก็ได้
Document จะเข้ามาช่วยลดภาระการสื่อสารให้กับผู้จัดการได้ คนในทีมสามารถเข้าถึงเอกสารเพื่อทำความเข้าใจรายละเอียดต่างๆ เพิ่มเติมได้
3. ผู้จัดการใช้เอกสารสำหรับเป็นศูนย์กลางข้อมูลและเป็น checklist
ผู้จัดการสามารถนำเอกสารมาใช้งานการตรวจสอบสถานการณ์ของงาน ว่ายังไปถูกทางหรือไม่ และใช้ในการอ้างอิงเปรียบเทียบกับ Deliverable ที่ทำออกมา
โดยสิ่งสำคัญคือการนำเอา ข้อมูลมาตรวจสอบกับสถานการณ์ปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ
ถ้าตรวจสอบแล้วมีสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ก็สามารถที่จะปรับให้เหมาะสมตามสถานการณ์นั้นๆ ได้ จากข้อมูลที่สามารถอ้างอิงได้